Politique de confidentialité et protection des données personnelles.

1. Identité du responsable du traitement et contact

Le responsable du traitement des données personnelles collectées par l'intermédiaire du site et, dans la plupart des cas, de la plateforme, est :

• Echelonia SRL
• Rue du Congrès 37, 1000 Bruxelles, Belgique
• Email de contact principal : [email protected]
• Téléphone : +32 2 588 74 61

Lorsqu'Echelonia intervient comme sous-traitant pour le compte d'un client (organisation, entreprise, institution), le client reste responsable du traitement au sens de la réglementation et Echelonia agit dans le cadre d'un accord de traitement des données conforme aux exigences légales.

2. Catégories de données collectées

Echelonia s'attache à ne collecter que les données strictement nécessaires à la mise en oeuvre de ses services, à la gestion de la relation avec ses clients et à l'amélioration de ses dispositifs. Selon les cas, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

• Données d'identification et de contact : nom, prénom, poste, service, organisation, adresse email professionnelle, éventuels numéros de téléphone, ville et pays.
• Données de navigation sur le site : logs techniques, adresses IP tronquées, identifiants de sessions, préférences linguistiques, pages consultées, paramètres de navigation, cookies techniques et, le cas échéant, cookies de mesure d'audience ou de personnalisation selon les choix exprimés dans les paramètres de cookies.
• Données liées à l'utilisation de la plateforme : participation à des parcours, complétion de modules, feedbacks, contributions dans des espaces d'échanges, auto-évaluations, interactions avec des mentors ou animateurs, données de progression.
• Données issues des échanges avec Echelonia : contenus de messages envoyés via la page de contact, comptes rendus de réunions, notes de cadrage, informations relatives aux besoins en montée en compétences.

Echelonia ne collecte pas volontairement de données sensibles (au sens du RGPD, telles que données de santé, opinions politiques, convictions religieuses) via le site ou la plateforme. Les utilisateurs sont invités à ne pas partager ce type d'informations dans les champs libres, sauf demande expresse et encadrement spécifique.

3. Finalités et bases légales des traitements

Les données sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Echelonia s'appuie, selon les cas, sur différentes bases légales prévues par la réglementation (exécution d'un contrat, intérêt légitime, obligation légale, consentement). À titre non exhaustif :

• Gestion des demandes entrantes via la page de contact, organisation de rendez-vous, préparation de propositions : traitement nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne ou du client concerné.
• Mise à disposition de la plateforme aux participants de parcours, suivi des activités et interactions, accompagnement individualisé ou collectif : traitement nécessaire à l'exécution des contrats conclus entre Echelonia et ses clients.
• Amélioration continue des dispositifs, analyse de l'utilisation agrégée de la plateforme, développement de nouvelles fonctionnalités : intérêt légitime d'Echelonia à optimiser ses services, dans le respect de la proportionnalité et de la pseudonymisation lorsque cela est possible.
• Envoi d'informations ciblées sur des parcours, événements ou publications susceptibles d'intéresser les clients ou contacts professionnels : intérêt légitime à informer un public professionnel, ou consentement lorsque la loi l'exige (par exemple pour certaines formes de prospection).
• Respect des obligations légales et réglementaires (notamment en matière de facturation, de comptabilité, de protection des données ou de gestion des demandes d'exercice de droits).

Lorsque le traitement repose sur le consentement (par exemple pour certains cookies non essentiels ou pour certains envois de communication), ce consentement peut être retiré à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

4. Origine des données

Les données traitées par Echelonia proviennent principalement :

• de l'utilisateur lui-même (formulaires, navigation, feedbacks, contributions dans la plateforme) ;
• des représentants des organisations clientes (listes de participants, informations de structure, rôle des personnes) ;
• éventuellement d'autres sources professionnelles légitimes (profil public professionnel, recommandations internes, bases de contacts déjà en relation avec Echelonia).

Lorsque des listes de participants sont transmises par une organisation cliente, celle-ci s'engage, dans le cadre du contrat, à informer les personnes concernées et à garantir la licéité de cette transmission.

5. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles uniquement aux personnes et entités ayant besoin d'en connaître pour l'exécution des finalités décrites. Il peut s'agir :

• des équipes internes d'Echelonia (gestion de projets, mentors, accompagnement, support technique) ;
• de sous-traitants techniques (hébergeurs, fournisseurs de solutions de messagerie, outils d'analytics, gestion d'événements) ;
• des organisations clientes (par exemple, responsables RH ou responsables de chapters suivant l'évolution des parcours) ;
• le cas échéant, des autorités compétentes, lorsque la loi l'impose.

Echelonia sélectionne ses sous-traitants avec soin et veille à ce qu'ils présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité. Les relations sont encadrées par des contrats de sous-traitance conformes aux exigences du RGPD. Les données ne sont jamais cédées ni vendues à des tiers à des fins de prospection indépendante.

6. Transferts hors de l'Espace économique européen

Dans la mesure du possible, Echelonia privilégie l'hébergement et le traitement des données au sein de l'Espace économique européen. Toutefois, certains sous-traitants ou outils utilisés peuvent impliquer des transferts vers des pays situés en dehors de cet espace.

Lorsque de tels transferts se produisent, Echelonia s'assure qu'ils sont encadrés par des mécanismes de protection appropriés (par exemple, décision d'adéquation de la Commission européenne, clauses contractuelles types ou mesures supplémentaires) et que les droits des personnes concernées restent préservés. Des informations supplémentaires peuvent être obtenues sur demande.

7. Durées de conservation

Les données sont conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités poursuivies. À titre indicatif :

• Données de contact liées à des demandes ponctuelles (via la page de contact) : conservées le temps de traiter la demande puis, le cas échéant, pendant la durée de la relation commerciale et une période additionnelle limitée à des fins de suivi.
• Données de participation aux parcours et utilisation de la plateforme : conservées pendant la durée de la mission avec le client, puis archivées ou anonymisées dans les délais prévus contractuellement (par exemple, quelques années pour des besoins de traçabilité ou d'historique agrégé).
• Données de facturation et pièces comptables : conservées pour la durée imposée par la réglementation applicable (obligations comptables et fiscales).
• Cookies et identifiants de navigation : conservés selon les durées précisées dans la Cookie policy et les paramètres choisis par l'utilisateur.

À l'issue des durées pertinentes, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation ou intérêt légitime sérieux justifiant un archivage supplémentaire, qui est alors évalué au cas par cas.

8. Sécurité et confidentialité

Echelonia met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé. Ces mesures peuvent inclure, selon les cas, le chiffrement de certaines données, la gestion stricte des droits d'accès, la segmentation des environnements, des procédures de sauvegarde et de tests réguliers.

Les utilisateurs et les clients sont également invités à contribuer à la sécurité en choisissant des mots de passe robustes, en les conservant confidentiels, en évitant l'utilisation de comptes partagés et en signalant sans délai tout incident ou suspicion d'accès non autorisé.

9. Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions prévues par la réglementation, toute personne concernée dispose, à l'égard des données la concernant, des droits suivants : droit d'accès, de rectification, d'effacement (droit à l'oubli), de limitation du traitement, de portabilité, d'opposition, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès lorsque le droit applicable le prévoit.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, la personne concernée peut retirer ce consentement à tout moment. Le retrait ne compromet pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait. Pour exercer ces droits, ou pour toute question relative à la protection des données, il est possible de contacter Echelonia à l'adresse : [email protected].

En cas de difficulté persistante, la personne concernée dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données (par exemple, en Belgique, l'Autorité de protection des données).

10. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies et technologies similaires (scripts, pixels, identifiants locaux) pour assurer son fonctionnement, mesurer l'audience, améliorer l'expérience utilisateur et, de manière limitée, personnaliser certains contenus. Le détail des catégories de cookies utilisés, de leurs finalités et des durées de conservation figure dans la Cookie policy.

Lorsqu'exigé par la réglementation, le dépôt de cookies non strictement nécessaires est soumis au consentement préalable de l'utilisateur, recueilli par le biais d'un mécanisme de paramétrage lui permettant d'accepter, de refuser ou de personnaliser ses choix.

11. Mise à jour de la présente politique

La présente politique de confidentialité peut être amenée à évoluer pour tenir compte de changements législatifs ou réglementaires, d'évolutions des services proposés ou de la mise en place de nouveaux traitements. La version en vigueur est celle accessible sur cette page à la date de consultation.

Lorsque des modifications substantielles sont apportées, Echelonia peut en informer ses clients et, le cas échéant, les utilisateurs de la plateforme par les canaux de communication appropriés. Il est recommandé de consulter régulièrement cette page pour rester informé des modalités de traitement des données personnelles.